公文有其規(guī)范的格式要求,不同的公文格式各有不同,在此以一般性文件為例來介紹 。
一、頁面設(shè)置
公文頁邊距為,上:3.7厘米,下3.5厘米,左:2.8厘米,右:2.6厘米,紙張大小為A4 。
二、段落
公文一般行文為每行28個(gè)字符,每頁為22行,在此介紹一個(gè)簡單的設(shè)置方法,打開“頁面設(shè)置”窗口,選中“指定行和字符網(wǎng)格",進(jìn)行如下圖的設(shè)置 。
三、字體和字號(hào)
標(biāo)題:二號(hào)小標(biāo)宋,標(biāo)題前留7行設(shè)置文頭,正文:三號(hào)仿宋,正文序號(hào)依次用“一”(三號(hào)黑體)、“(一)”(三號(hào)楷體)、“1”、“(1 )”(正文相同)標(biāo)注 。
四、版式
將“頁眉和頁腳”設(shè)置為“奇偶頁不同”,頁腳距邊界2.5厘米 。頁碼奇數(shù)頁在右下角,偶數(shù)頁在左下角 。
如果是經(jīng)常要出公文,在此建議兩種方法
一、制作公文模板
按公文的格式要求設(shè)置好頁面、版式,在樣式中修改標(biāo)題、各級序號(hào)和正文的字體和字號(hào),另存為模板,每次要用時(shí)通過“個(gè)人模板”新建 。
二、利用插件
這里介紹一款word插件“小恐龍公文助手”,安裝后會(huì)在菜單欄顯示“公文”選項(xiàng),許多工作都可以在此設(shè)置或選擇,一步到位,非常方便 。如我們在出文時(shí)經(jīng)常會(huì)遇到要插入橫頁的情況,如果是自己用插入“分隔符”的方式經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些意外情況,而用了此插件點(diǎn)擊一下“插入橫頁”就可以了 。
其實(shí)不是編輯公文,用此插件也能在我們編輯文檔時(shí)大顯伸手,如刪除頁眉中的橫線,刪除空行等 。
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