高校檔案管理信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖怎么畫啊?想問高校檔案管理信息系統(tǒng)是不是包括人事檔案管理和圖書管理?高校檔案管理信息系統(tǒng)有很多子系統(tǒng)，也就有不同的流程圖 。高校檔案管理信息系統(tǒng)從宏觀上講當(dāng)然包括人事檔案管理和圖書管理系統(tǒng) 。下面的資料功能參考: 高校檔案管理信息化初探 [ 11-02-11 13:25:00 ] 作者:劉健美 編輯:studa090420 摘要:隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的 應(yīng)用日趨廣泛，高校檔案工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展 機(jī)遇 。高校檔案信息化是高校檔案管理的必然趨勢 。當(dāng)前 高校檔案管理信息化建設(shè)中仍存在諸如基礎(chǔ)設(shè)施配備不到 位、檔案信息化專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏等問題，需要采取相應(yīng)的對策. 關(guān)鍵詞:高校檔案;信息化;問題; 對策 高校檔案管理信息化是高校信息資源現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和 重要組成部分 。隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，高校檔案管理信息化的時(shí)機(jī)也日趨成熟 。但是，當(dāng)前高校檔 案管理信息化建設(shè)過程中仍存在諸多問題，需要及早采取 相應(yīng)對策加以解決. 1高校檔案信息化是高校檔案管理的必然趨勢 1)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)代發(fā)展的要求 。實(shí)踐表 明，數(shù)字化檔案信息能夠讓任何一位檔案使用者不受時(shí)間、 空間的限制，在任何地點(diǎn)、時(shí)間只需有一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦，就 可以進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱所需要的檔案信息 。高校檔案 信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化不僅是提高檔案利用率非常有效的手 段，而且還能提高檔案的管理效率. 2)高校檔案信息化是高校管理現(xiàn)代化的必然要求 。高 校檔案部門為了提高工作效率，節(jié)省人力物力，普遍使用計(jì) 算機(jī)管理檔案,這樣就形成了大量的數(shù)字化檔案信息 。計(jì)算 機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象 轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，并通過光盤、磁盤存儲，不再是紙質(zhì)載體儲 存，這樣一個(gè)高校檔案館幾十年、甚至上百年的全部館藏信 息，通過數(shù)字化的手段,存儲在電腦里，任何個(gè)人和機(jī)構(gòu)都能 很方便地進(jìn)行查閱 。高校檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理是高校檔 案工作發(fā)展的必由之路，是高校管理現(xiàn)代化的必然要求. 2當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題 1)基礎(chǔ)設(shè)施配備不到位 。信息化建設(shè)所需的硬件設(shè)備 和專業(yè)軟件是檔案管理信息化建設(shè)的前提與基礎(chǔ) 。不具備 應(yīng)有的條件，只能是紙上談兵 。高校檔案機(jī)構(gòu)沒有生產(chǎn)和接 受電子文件的工具和網(wǎng)絡(luò)，也就根本無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的 信息化 。硬件設(shè)備主要是計(jì)算機(jī)、掃描儀交換機(jī)、網(wǎng)路設(shè)備，軟件方面主要包括檔案信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫以 及相關(guān)軟件和程序等 。筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國多數(shù)高校檔案館 不僅缺乏檔案管理信息化的必要硬件設(shè)備，而且也缺乏相 應(yīng)的配套的軟件 。很多高校檔案管理人員對檔案信息化存 在誤區(qū)，認(rèn)為僅僅是擺設(shè)幾臺電腦就算是具備了基本條件，認(rèn)為這樣就可以算是信息化了. 2)館藏檔案信息數(shù)字化步伐進(jìn)展緩慢 。把館藏的紙質(zhì) 檔案變?yōu)閿?shù)字化的檔案是當(dāng)前所有高校檔案信息化建設(shè)的 一項(xiàng)基礎(chǔ)工作 。大家知道，對日常教學(xué)、科研和行政管理工 作中直接生成的電子文件全文數(shù)據(jù)庫的接收和管理比較容 易，但是如果把高校幾十年形成的全部的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù) 字化，使其成為光盤、磁盤存儲的信息，建立起一套檔案全 文數(shù)據(jù)庫，就是一件非常困難的事情了，需要大量的人力物 力 。目前，各個(gè)高校在這方面工作進(jìn)展緩慢，投入不夠. 3)檔案管理信息化系統(tǒng)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn) 。要實(shí)現(xiàn)高校 檔案信息資源的共享，必須制定檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)，這 個(gè)標(biāo)準(zhǔn)不是單一某個(gè)方面的，而是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系，既要有高 校檔案管理網(wǎng)站信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)和管理軟件的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，也 要有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，還要有電子文件的接收、管理 標(biāo)準(zhǔn)，此外，高校檔案數(shù)據(jù)庫與地方檔案館數(shù)據(jù)資源庫互聯(lián) 的工作標(biāo)準(zhǔn)等也需要統(tǒng)一 。目前，國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展 規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各高校檔案館各自為政，檔案管理信息化發(fā)展 存在著很大盲目性 。這種狀況如果長期持續(xù)下去，勢必給檔 案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患，嚴(yán)重阻礙檔案管理信 息化的進(jìn)程. 4)嚴(yán)重缺乏檔案信息化專業(yè)人才 。當(dāng)前，各高校檔案管 理人員中普遍缺乏檔案專業(yè)和信息技術(shù)專業(yè)的人才 。就目 前各個(gè)高校檔案人員的實(shí)際情況來看，真正的全日制?？?或本科學(xué)校檔案專業(yè)和信息技術(shù)專業(yè)畢業(yè)的人很少，既熟 悉檔案業(yè)務(wù)，又精通現(xiàn)代信息技術(shù)的人員更是鳳毛麟角 ?，F(xiàn) 在的檔案管理人員要么是轉(zhuǎn)行做檔案管理工作，要么是兼 職做檔案管理工作，導(dǎo)致高校檔案人員普遍缺乏非常系統(tǒng) 的檔案和信息技術(shù)專業(yè)理論知識和基本技能 。檔案管理人 員隊(duì)伍中專業(yè)人才不足，是制約檔案管理信息化的主要因 素之一. 3高校檔案管理信息化的對策 當(dāng)前加快高校檔案信息化建設(shè)，應(yīng)主要做好以下幾個(gè) 方面的工作: 1)強(qiáng)化對高校檔案管理信息化重要性的認(rèn)識 。領(lǐng)導(dǎo)要 帶頭學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，學(xué)習(xí)上級檔案管理部 門對檔案管理信息化的文件要求，組織全體檔案管理人員 開展檔案管理信息化大討論，結(jié)合工作實(shí)際，進(jìn)行專題研 究，理清發(fā)展思路，不斷提高檔案管理人員對檔案管理信息 化工作重要性的認(rèn)識. 2)加強(qiáng)硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè) 。檔案信息化首先要從相關(guān)硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)做起 。物質(zhì)條件是高校檔案信息化的基 礎(chǔ)和前提 。高校檔案館為了早日實(shí)現(xiàn)管理信息化，首先要加 強(qiáng)相關(guān)硬件建設(shè)，從實(shí)際出發(fā)，在充分利用現(xiàn)有設(shè)備的基礎(chǔ) 上，適當(dāng)購置適合的先進(jìn)設(shè)備 。購置時(shí)要充分發(fā)揮專家的作 用，聽取專家的意見 。既保證設(shè)備的先進(jìn)性，又避免不必要 的浪費(fèi). 3)充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制. 毋庸置疑，檔案的真正價(jià)值在于利用，檔案信息化管理的實(shí) 現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供條件 。我們要努力實(shí)現(xiàn)檔 案資料以及檔案信息收集整理、查詢和檢索自動(dòng)化 。當(dāng)今世 界是知識爆炸的時(shí)代，網(wǎng)路技術(shù)發(fā)展很快，檔案管理工作應(yīng) 充分利用現(xiàn)在已經(jīng)成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高檔案管理信 息化水平，使高校的檔案更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和各項(xiàng)管 理工作 。檔案管理人員在日常工作中應(yīng)注意加強(qiáng)與各單位 的協(xié)調(diào)，經(jīng)常到有關(guān)單位和部門宣傳檔案信息化的知識，鼓 勵(lì)各單位以電子文件的形式按規(guī)定格式、程序和要求上報(bào) 有關(guān)檔案資料，以加強(qiáng)電子檔案的管理和建設(shè) 。高校檔案館 的工作不是獨(dú)立的，檔案信息化的實(shí)現(xiàn)依賴于方方面面的 配合，教學(xué)、科研、行政管理、組織、宣傳等各項(xiàng)工作形成的 資料，要及時(shí)以數(shù)字化的手段收集、加工、整理、傳送和接收 以及儲存 。這些工作的順利開展，需要建立一個(gè)有效的檔案 管理信息化運(yùn)行機(jī)制 。主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭，相關(guān)部門緊密配合，才能把這項(xiàng)工作做好. 4)加快檔案管理信息化專業(yè)人才的引進(jìn)、培養(yǎng)，加強(qiáng)在 職檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn) 。人是第一生產(chǎn)力，是實(shí)現(xiàn)檔案 管理信息化的決定性因素 。高校檔案管理人員的知識水平、 業(yè)務(wù)能力和政治素質(zhì)決定著檔案管理信息化的水平 。高校 檔案管理信息化建設(shè)需要一批事業(yè)心強(qiáng)、具備相關(guān)知識、精 通業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才 。解決人才奇缺的途徑主要有兩個(gè):一 是通過人事部門從外部引進(jìn);二是通過在職學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)培訓(xùn) 和外出進(jìn)修等各種方式由高校自己培養(yǎng) 。各高?？山Y(jié)合自 己的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的政策，通過多種手段，發(fā)揮經(jīng)濟(jì) 杠桿的作用，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作和學(xué)習(xí)的積極 性、主動(dòng)性，使他們的知識結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)能力盡快適應(yīng)高校檔 案管理信息化的需要 。同時(shí)，也要注重檔案管理人員政治素 質(zhì)的培養(yǎng). 參考文獻(xiàn) [1]陳希琳.淺談高校檔案信息化建設(shè)[J].科教文匯:下旬刊,2009(7). 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